ANLISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

BAB 1 KONSEP DASAR SISTEM 1. Definisi Sistem Sistem adalah suatu satuan (entity) yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang erat berhubungan dan saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.. beberapa penulis lain yang mengungkapkan bahwa : Menurut Mcleod (2004,p11), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut O’Brien (2005, p8), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem adalah kumpulan-kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. . Gambar 2.1 Elemem-Elemen Sistem Keterangan gambar : Sumber daya input diubah menjadi sumber daya ouput. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendali memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri yang disebut sistem lingkaran tertutup. Sebagian lagi sistem yang tidak dapat mengendalikan operasi mereka sendiri disebut sistem lingkaran terbuka. Prosedur adalah urutan-urutan operasi yang biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari tansaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Definisi-definisi prosedur : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 : 1. Sistem Fisik ( Physical System ) : Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya. 2. Sistem Abstrak (Abstract System) : Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya. 2. Karateristik sistem yang baik 1. Komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan sistem (boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsitem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung. 5. Masukkan Sistem (input) Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenace input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem computer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran sistem (output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 7. Pengolah sistem Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan. 8. Sasaran sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. 3. Klasifikasi system 1. Klasifikasi sistem sebagai : • Sistem abstrak (abstract system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. • Sistem fisik (physical system) Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. tau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik. 4.Pengertian Perancangan Sistem Perancangan sistem diawali dengan menentukan segala keperluan yang akan memenuhi apa yang akan dibutuhkan oleh sistem, siapa yang mengambil langkah ini dan bagaimana mereka akan disesuaikan. Umumnya, perancangan bergerak dari input ke output. Keluaran (output) sistem, yang terdiri dari reports dan file untuk memuaskan kebutuhan organisasi harus dibatasi dengan jelas. Hal diatas dapat diperkuat oleh : Perancangan sistem adalah teknik komplementer pemecahan masalah (yang bekerjasama dengan sistem analisis) yang menyusun kembali komponen- komponen sebuah sistem kembali ke sistem yang utuh – dengan harapan menghasilkan sistem yang lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan, penghapusan, dan perubahan komponen-komponen terhadap sistem sebelumnya (Whitten, 2004, p186). Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. BAB 2 KONSEP DASAR INFORMASI 1. Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata . Menurut Mcleod (2004,p10), informasi adalah suatu data yang telahdiproses atau data yang memiliki arti. Menurut Laudon (2004, p8), informasi adalah data yang telah dibentuk kedalam form yang berarti dan berguna untuk manusia. Menurut O’Brien (2005, p 38), informasi adalah data yang dikonversi atau diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. 2.Definisi Sistem Informasi Dapat didefinisikan sebagai a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, System informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Tujuan utama dibuatnya sistem informasi adalah untuk mendukung tercapainya tujuan manajemen suatu organisasi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan system informasi adalah sebagai berikut: 1. Sistem manajemen dalam organisasi. 2. Menyediakan kebutuhan transaksional (pengolahan data berupa hasil pada level manajerial operasional dan strategi. Sehingga harus ada pengolahan data dari sebuah transaksi. 3. Mampu melayani kebutuhan bagi siapapun yang membutuhkan. Siklus Informasi Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi 3. Kualitas Informasi Kualitas informasi terdiri dari 3 hal yaitu : 1. Informasi harus akurat Informasi harus akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan 2. Tepat pada waktunya Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada pemerima tidak boleh terlambat. informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. 3. Relevan Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 4. Nilai Informasi Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatuinformasi dikatakan lebih bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 5. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan. 6. Konsep Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu : a. Blok masukkan (input block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar. b. Blok model (model block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan. c. Blok keluaran (output block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok teknologi (technologi block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari unsur utama : • Teknisi (human ware atau brain ware) • Perangkat lunak (software) • Perangkat keras (hardware) e. Blok basis data (data base block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Blok kendali (control block) Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi. 4.Tingkatan Sistem Informasi Menurut Laudon (2004,p39), sistem informasi dibagi menjadi empat tingkatan : 1) Sistem informasi tingkat operasional, adalah sistem informasi yang mengawasi aktivitas dasar dan transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. 2) Sistem informasi tingkat pengetahuan, adalah sistem informasi yang mendukung pengetahuan dan data pekerjaan di dalam suatuperusahaan. 3) Sistem informasi tingkat manajemen, adalah sistem informasi yang mendukung, mengawasi, mengontrol, mengambil keputusan dan aktivitas administrasi dari manajer menengah. 4) Sistem informasi tingkat strategi, adalah sistem informasi yang Mendukung rencana aktivitas jangka panjang yang disusun oleh manajer senior. BAB 3 TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM 1. Perlunya pengembangan sistem Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruan atau memperbiki sistem yang telah ada. Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal : 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem lama, misalnya a. Ketidakberesan 1. Ketidakberesan dalam sistem lama menyebabkan sistem lama tidak beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. b. Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi. 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan Organisasi mulai merassakan kebutuhan sistem informasi sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. 3. Adanya instruksi Penyusunan sistem baru karena adanya instrusi-instruksi dari atasan atau luar organisasi misalnya aturan pemerintah. peningkatan-peningkatan sistem yang baru antara lain : 1. Performance (kinerja), kinerja sistem beru lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Respon time adalah ratarata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2. Information (informasi), peningkatan kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. 4. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi. 5. Eficiency, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan,efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimum 6. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 2. Prinsip pengembangan sistem Prinsip-prinsip pengembangan sistem antara lain : .Sistem yang dikembangkan adalah untuk menajemen informasi dari sistem yang digunakan oleh manajemen, sehingga dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. setiap investasi harus mempertimbangkan : 1. Investasi yang terbaik harus bernilai atau menguntungkan. 2. Dokumentasi harus ada untuk pedoman pengembangan sistem. 3. Jangan takut membatalkan proyek. 3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai sistem itu diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih-masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama. Siklus disebut siklus hidup pengembangan sistem yang digunakan untuk mengembangkan tahapan utama dan langkah-langkah dalam tahapan tersebut dalam proses Tahapan utama siklus hidup pengembangan system terdiri dari : 1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. 2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi 3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak 4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya. 5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas. 6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan. BAB 4 ANALISIS SISTEM 1. Analisis sistem didefinisikan “Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya.” Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang memecah-mecah sebuah sistem menjadi komponen-komponen untuk tujuan pembelajaran bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya (Whitten, 2004, p186). Batasan analisis sistem: Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb: 1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau 2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada? Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan: 1. Informasi apakah yang dibutuhkan? 2. Oleh siapa? 3. Kapan? 4. Dimana? 5. Dalam bentuk apa? 6. Bagaimana cara memperolehnya? 7. Dari mana asalnya? 8. Bagaimana cara mengumpulkannya? FUNGSI ANALISIS SISTEM 1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user 2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user 3.Memeilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah 4.Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user Alasan pentingnya mengawali analisis sistem: 1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan. 2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi. 3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru. 4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan. Laporan hasil analisis: Laporan hasil analisis harus berisi: 1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis 2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya. 3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem 4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah 5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis 6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal 7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya. Yang terpenting adalah bagian 6 dan 7. Katagori aspek kelayakan: 1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. 2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional organisasi. 3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi 4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak. 1.1Analisis Sistem dan Pemrogram Analisis sistem (system analis) adalah organisasi yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yg timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasi pemecahan yang beralasan. Pemrogram (programmer) adalah orang yang menuliskan kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. 1.1 Langkah-Langkah Analisis Sistem • Identify, yaitu mengidentifikasi masalah Mengidentifikasi/mengenal masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah/problem dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas yang harus dilakukan dalam mengidentifikasi masalah: - Mengidentifikasi penyebab masalah: - Mengidentifikasi titik keputusan - Mengidentifikasi personel-personel kunci • Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yg ada beroperasi. Beberapa tugas yang perlu dilakukan yaitu : Memahami kerja sistem yang ada - Menentukan jenis penelitian (wawancara, observasi) - Merencanakan jadwal penelitian i. Mengatur jadwal wawancara ii. Mengatur jadwal observasi iii. Mengatur jadwal pengambilan sampel • Analyze, yaitu menganalisis sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil yang telah dilakukan. • Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 2. Desain Sistem Desain sistem dapat diartikan sebagai Tahap setelah analisis dari dari siklus pengembangan sistem penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberap elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan desain: - Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem - Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yg lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya. 3. Sasaran desain: - Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. - Desain system harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan - Desain sistem harus efektif dan efisien untuk dapat mendukung pengelolaan transaksi, pelaporan manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yg tidak dilakukan oleh komputer. - Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen. 4. Desain Sistem Secara Umum Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang system yang baru. Pada desain sistem secara umum, komponen –komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk mengkomunikasikan kepada user (bukan pemrogram). Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol. a. Desain Model Secara Umum Analis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model. Simbol-simbol bagan alir sistem menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol-simbol terminal, harddisk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi adalah menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logikal akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan diagram arus data (DAD). b. Desain Output Secara Umum Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. c. Desain Input Secara Umum Alat input dapat digolongkan 2 golongan yaitu alat input langsung yang merupakan alat input yang langsung disambungkan dengan CPU misalnya keyboard, mouse. Alat input tak langsung yaitu alat input yang tak langsung berhubungan dengan CPU misalnya KTC (key to card), KTP (key to tape) dan KTD (key to disk) Langkah-langkah desain input : _ Menentukan kebutuhan input dari sistem baru Input yang akan didesain ditentukan dari diagram arus data (DAD) sistem baru yang telah dibuat _ Menentukan parameter dari input - Bentuk dari input (dialog layar) - Sumber input - Alat input d. Desain Database Secara Umum Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Langkah-langkah desain database secara umum : - Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru. Dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang dibuat. - Menentukan parameter dari file database • Tipe file : File induk, file transaksi dll • Media file : Harddisk, disket, dll • Organisasi file : organisasi database (jaringan, berjenjang, relasional) • Field kunci e. Desain Teknologi Secara Umum Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu hardware, software dan brainware. Langkah-langkah desain teknologi secara umum : - Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru - Menentukan jumlah dari teknologi f. Desain Kontrol Secara Umum Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi berguna untuk mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. _ Pengendalian secara umum a. Pengendalian organisasi b. Pengendalian dokumentasi c. Pengendalian perangkat keras d. Pengendalian keamanan fisik e. Pengendalian keamanan data f. Pengendalian komunikasi g. Pengendalian aplikasi h. Pengendalian masukkan i. Pengendalian pengolahan j. Pengendalian keluaran 5. Desain Sistem Secara Terinci a. Desain output terinci Pada desain output secara umum hanya dipakai untuk menentukan kebutuhan macam output yang dibutuhkan pada sistem yang akan dikembangkan. Sedangkan pada desain output secara terinci digunakan untuk menentukan bentuk dari output dan bagaimana output tersebut dihasilkan, sehingga pada desain output secara terinci harus dijelaskan cara mendapatkan output tersebut. (Desain output) b. Desain input terinci Pada desain ini dimulai dengan membuat desain dokumen dasar yang akan digunakan untuk menangkap input. Pada tahap ini didesain sebuah dokumen yang dapat memfilter data sampah supaya tidak masuk ke dalam sistem. (Desain Form) c. Desain dialog layar terminal Desain ini merupakan rancang bangun untuk percakapan antara user (pemakai sistem) dengan komputer. Percakapan ini dapat berupa proses memasukkan data, menampilkan output atau keduanya. (Desain menu) d. Desain database terinci Pada desain database secara umum dipakai untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file data base oleh sistem baru, sedangkan pada desain database secara terinci digunakan untuk menentukan isi atau struktur dari tiap file yang telah diidentifikasikan pada dasain database secara umum. (normalisasi) e. Desain teknologi terinci Sudah dilakukan pada desain secara umum, pada tahap ini telah bisa ditentukan kebutuhan media simpan dari sistem baru yang akan dikembangkan dengan cara dikira-kira berdasarkan isi database dari desain database secara terinci. f. Desain model dan kontrol secara terinci Desain model secara terinci mendefinisikan secara rinci urut-urutan langkah dari masing-masing proses yang digambarkan di DAD. Urut-urutan langkah proses ini diwakili oleh suatu program komputer. Dengan demikian desain model secara terinci juga merupakan desain program komputer. (flowchart program) Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain: 1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods. 2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem. 3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem. 4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base. 5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate. 6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll. BAB 5 CONTOH ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PENGELOLAAN INVENTARIS LABORATORIUM PADA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA 1. Pendahuluan Pentingnya suatu sistem informasi yang terorganisir dengan baik akan sangat dirasakan oleh Bagian UPT Laboratorium STMIK AMIKOM Yogyakarta, karena selama ini, tanpa menerapkan konsep sistem informasi ke dalam kegiatan sehari-harinya, hanya mengandalkan prosedur-prosedur kerja manual yang cukup memakan banyak waktu dan tenaga kerja, ternyata masih ditemui banyak kendala-kendala yang pada akhirnya membuat data-data yang dihimpun oleh Bagian UPT Laboratorium STMIK AMIKOM Yogyakarta menjadi tidak aktual lagi. Banyak terjadi penyimpanganpenyimpangan, misalnya keberadaan barang inventaris yang tidak pasti ataupun barang inventaris yang rusak dan atau hilang. Selain juga kekurangtanggapan pihak penanggung jawab laboratorium yang tidak segera melaporkan adanya kerusakan atau perpindahan fasilitas/barang inventaris. Ditambah lagi, prosedur dalam pelaporan kerusakan dan perpindahan barang-barang inventaris yang dirasakan masih kurang jelas, membuat aktivitas pelaporan tidak pernah terjadi. Yang sering terjadi justru pihak laboratorium hanya menunggu saja sampai ada perintah untuk melakukan survey ke ruangan-ruangan laboratorium untuk melakukan pendataan barang-barang inventaris, yang biasanya sangat jarang dilakukan kecuali ada keperluan yang mendadak. Hal ini kemudian berakhir pada kesulitan Bagian UPT Laboratorium saat melakukan pelaporan, baik itu kepada pimpinan atau bagian lain yang terkait dalam urusan inventarisasi seperti Bagian Administrasi Umum Kerumahtanggaan. Laporan yang disampaikan seringkali terlambat karena harus menunggu hasil survey dari laboratorium-laboratorium dan juga proses pembuatan laporannya sendiri yang juga memakan waktu. Tentu saja hal itu membuat laporan yang dihasilkan menjadi tidak aktual/up to date lagi saat diserahkan. 2. Pembahasan Analisis Biaya dan Manfaat Biaya yang dikeluarkan di dalam proses pengembangan meliputi tentang biaya pengadaan, biaya pengembangan, biayaoperasional, dan biaya perawatan. Pada analisis ini untuk mengetahui berapa besar selisih antara manfaat yang diperoleh dan biaya yangdikeluarkan. Jika manfaat lebih besar dari biaya maka proyek layak dilaksanakan dan begitupun sebaliknya. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment) Metode ini menghitung seberapa besar manfaat yang dihasilkan dari keseluruhan investasi dalam jangka yang telah ditentukan. ( Total Manfaat – Total Biaya ) ROI = ---------------------------------------- x 100% Total Biaya Di mana ROI = Return On Investment (Pengembalian Investasi) Metode Periode Pengembalian (Payback Periode) Penilaian berdasarkan investasi dengan dasar lamanya investasi dapat tertutup oleh masuknya cashflow dengan tidak memasukan factor bunga ke dalam perhitungan. Jika payback periode lebih kecil dari target yang ditentukan maka investasi layak dilaksanakan. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Rancangan rinci ( Detail Desain) Hal-hal yang perlu dikerjakan dalam detail desain adalah: • Merancang desain berkas • Merancang desain dialog • Merancang desain masukan • Merancang desain keluaran Rancangan Input Tujuan dari rancangan input adalah untuk mengefektifkan biaya pemasukkan data, mencapai keakuratan yang tinggi dan menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai. Rancangan Output Tujuan output hanya untuk bagian komputer saja, Yang harus diperhatikan dalam desain output yaitu: tipe output, isi output, frekuensi. Rancangan Dialog Tujuan dari rancangan dialog adalah untuk menjaga agar pemasukan data benar dan menjawab pertanyaan yang diajukan pemakai. Metode Implementasi Tahap implementasi sistem (systems implemention) merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk di operasikani. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini : 1. Menerapkan rencana implementasi. 2. Melakukan kegiatan implementasi. 3. Tindak lanjut implementasi. Perancangan Basis Data Merancang basis data merupakan hal yang sangat penting dalam perancangan suatu sistem. Kesulitan utama dalam merancang basis data adalah bagaimana merancang sehingga basis data tersebut dapat memuaskan keperluan saat ini dan dimasa yang akan datang. Elemen-elemen data dalam suatu basis data harus dapat digunakan untuk pembuatan keluaran sesuai dengan yang diinginkan. Untuk menghasilkan keluaran yang baik juga diperlukan masukan yang baik. Hasil pemasukan data ini akan disimpan atau direkam didalam basis data. Analisis PIECES Sebagai alat ukur dalam menentukan sistem baru layak atau tidak , karena 6 aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama. Analisis Kinerja (perfomance) Masalah kinerja pada Bagian UPT STMIK “AMIKOM” Yogyakarta boleh dikatakan belum stabil, pada saat tertentu sering terjadi kurang optimalnya hasil kerja yang bisa dikarenakan kurang pengertian, kurang komunikasi, kesalahan individu dan beberapa faktor lainnya. Hal demikian biasanya menyebabkan proses kinerja terganggu. Karena proses pendataan yang masih belum terkontrol dengan baik maka tingkat kinerja yang ada masih kurang efektif dan kurang efisien. Analisis Informasi (information) Melihat dokumen yang selama ini digunakan dan proses pengendalian kerja yang ada, kemungkinan terjadinya hasil data yang kurang relevan menjadi tinggi, data tidak akurat, tidak tepat waktu, dan sulit diketahui untuk laporan. Analisis Ekonomi (economy) Urusan ekonomis terkait dengan masalah biaya. Salah satu yang menjadi kendala adalah adanya kelemahan dalam pemborosan waktu dan alat sehingga pembengkakan biaya operasional tidak dapat dihindari. Sebagai contoh yaitu dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang berlebihan karena tingkat kesalahan dalam proses cukup besar. Dengan adanya sistem baru yang diusulkan maka diharapkan tingkat efektifitas dan efisiensi biaya untuk masa yang akan datang akan lebih baik. Analisis Kendali (control) Kontrol terhadap informasi keadaan barang inventaris masih kurang karena belum terlaksananya kontrol secara periodik dan kadang terjadi informasi yang tidak jelas tentang keberadaan suatu barang inventaris. Analisis Efisiensi (efficiency) Hal ini berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang sangat minimal. Apabila ditinjau dari beberapa aspek analisis di atas maka bisa dikatakan sistem yang saat ini sedang berjalan di Bagian UPT belum efisien . Analisis Pelayanan (service) Bagian UPT Laboratorium STMIK “AMIKOM” Yogyakarta berhubungan langsung dengan mahasiswa, karena di sinilah tempat pelayanan dalam penggunaan laboratorium khususnya untuk kegiatan praktikum. Dimulai dari pembuatan jadwal praktikum, pelayanan pendaftaran praktikum sampai dengan proses praktikum tiap semester. Pelayanan disini bisa dikatakan sudah cukup baik, walaupun masih ada beberapa kekurangan atau kendala yang terjadi pada saat system berjalan. Permasalahan yang Timbul Aktivitas pelaporan kerusakan inventaris adalah aktivitas yang sifatnya tidak periodik dan seharusnya dilakukan setiap terjadi kerusakan barang inventaris di tiap-tiap ruangan laboratorium. Tujuan dari aktivitas ini adalah agar Bagian UPT selalu mendapatkan data yang akurat tentang kondisi barang inventaris di masing-masing ruangan laboratorium, agar bisa dilakukan tindakan seperlunya, misalnya perbaikan inventaris. Aktivitas ini di Bagian UPT bisa dikatakan masih belum terstruktur. Aktivitas pelaporan kerusakan inventaris dimulai dengan terjadinya kerusakan barang inventaris di sebuah ruangan, yang mengharuskan penanggung jawab ruangan laboratorium (laboran) untuk sesegera mungkin melaporkannya kepada Kepala Bagian UPT, akan tetapi karena masih kurangnya koordinasi baik dalam satu Bagian maupun dengan Bagian lain yang berkompeten sehingga pelaporannya tidak terarsipkan dengan baik. Akibatnya untuk memperbaharui arsip tentang inventaris yang bersangkutan dan meng-update data mengenai kondisinya sangat susah. Identifikasi Penyebab Masalah Beberapa masalah pokok tersebut diatas dapat timbul karena beberapa faktor. antara lain : a. Penyebab masalah pada pengecekan barang-barang inventaris yang kurang memadai dikarenakan b. Penyebab dalam pendataan yang kurang jelas dan masih manual yaitu dalam lembar-lembar arsip. c. Pencarian data yang tidak efektif. d. Keterlambatan dalam penulisan laporan Identifikasi Titik Keputusan Identifikasi titik keputusannya adalah perlu adanya suatu program yang dapat mengatur proses keluar masuknya barang, adanya pembenahan terhadap pemberian kode barang yang lebih terstruktur, pendataan, menyusun dan pedoman pencarian data, proses pembuatan laporan yang cepat, sehingga bila pihak yang bersangkutan menginginkan informasi mengenai kondisi barang dapat segera diketahui. Analisis Biaya dan Manfaat Untuk melaksanakan analisis ini digunakan biaya keuntungan (cost/benefit analysis) atau analisis biaya/efektifitas(cost/effectiviteness analysis). Tidak semua pembangunan system dapat dinilai dengan uang maka untuk mengukurnya dapat memperkirakan efektivitasnya. Adapun penggunaan metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat dari proyek sistem informasi ini menggunakan metodemetode sebagai berikut: 1. Metode Periode Pengembalian (payback period) Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk dan tidak memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya. 2. Metode Pengembalian Investasi (return on investment) Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluar ROI = ( Total manfaat – Total biaya ) x 100 % Total biaya 3. Metode nilai sekarang bersih (net present value) Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bungan diskon yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. Rancangan Model Sistem Rancangan Kendali Suatu sistem merupakan subyek dari missmanagement, kesalahan-kesalahan, kecurangan dan penyelewengan umum lainnya. Untuk mencegah, maka harus diterapkan pengendalian dalam bentuk informasi tersebut. Pengendalian dapat dikategorikan ke dalam pengendalian secara umum dan pengendalian aplikasi. Perancangan Basis Data Model relasi entiti didasarkan pada persepsi dunia nyata yang terdiri dari himpunan obyek dasar yang disebut entiti dan relasi antar entiti. Entiti adalah obyek yang dapat diidentifikasi secara unik. Entiti dikarakterisasi dan dipresentasikan dengan suatu gugus atribut Tahap Implementasi Pada tahap implementasi ini akan diterapkan sistem yang telah dirancang untuk dapat dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya. Sehingga pada langkah ini dipastikan apakah sistem yang diajukan benar-benar dapat menghasilkan tujuan yang diinginkan dengan lebih efisien dan selanjutnya apakah sistem tersebut masih dapat diperbaiki lagi atau tidak. Kegiatan Implementasi Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan enam tahap yaitu: 1. Pemilihan dan pelatihan personil. 2. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak. 3. Evaluasi 4. Pemrograman dan pengetesan program. 5. Uji coba sistem. 6. Konversi sistem. Tindak Lanjut Sistem Setelah sistem diimplementasikan, baru perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem sebelumnya. Pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama dengan user. Setelah pengetesan penerimaan dilakukan, suatu rapat penerimaan (acceptance meeting) perlu diselenggarakan oleh manajemen yang dihadiri oleh analis sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem diterima atau tidak. Jika disetujui maka diadakan rapat penyerahan sistem. 3. Penutup Pada tahap akhir proyek dari suatu sistem informasi adalah pemeliharaan dari sistem tersebut. Maksud dan tujuan dari proses ini adalah untuk mencegah dan memperbaiki, menjaga, mengoreksi, penyimpanan, ketidaksesuaian, kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak disengaja agar sistem tetap berjalan serta tepat guna sebagaimana mestinya.